Papier firmowy — co powinien zawierać i jak go drukować

Jakie dane umieścić na papierze firmowym

Lista kontrolna, którą zwykle przechodzimy z klientem przy projekcie:

• Logo — w wektorze, w wersji kolorowej. Jeśli masz tylko plik ze strony internetowej, przyda się wektoryzacja.
• Pełna nazwa firmy — tak, jak w rejestrze, a nie tylko nazwa handlowa.
• Adres siedziby i ewentualnie adres do korespondencji, jeśli jest inny.
• Telefon, e-mail, strona www.
• NIP, a jeśli firma go ma — REGON.
• Dane rejestrowe spółki — o nich niżej.
• Numer rachunku bankowego — opcjonalnie, często przydaje się przy pismach z wezwaniem do zapłaty.
• Miejsce na treść — wyraźnie wyznaczone, z marginesami zgodnymi z szablonem w edytorze tekstu.

Nie upychaj wszystkiego w nagłówku. Dobrze sprawdza się układ: logo i nazwa u góry, dane rejestrowe i kontaktowe w stopce drobnym, ale czytelnym pismem (8–9 pt).

Co mówią przepisy — ogólnie

Przepisy wymagają od spółek handlowych, żeby na pismach i zamówieniach składanych w formie papierowej i elektronicznej znalazły się określone dane. W przypadku spółki z o.o. są to m.in. firma spółki, siedziba i adres, oznaczenie sądu rejestrowego i numer KRS, NIP oraz wysokość kapitału zakładowego. Podobne obowiązki dotyczą spółki akcyjnej i niektórych innych form.

Przy jednoosobowej działalności gospodarczej wymogi są inne, ale i tak zwykle umieszcza się imię i nazwisko przedsiębiorcy, nazwę firmy, adres i NIP — klienci i kontrahenci tego oczekują.

Nie traktuj tej listy jako porady prawnej. Dokładny zakres danych dla Twojej formy prawnej sprawdź w aktualnych przepisach albo zapytaj księgowego lub prawnika. My przygotujemy projekt i wydrukujemy papier z danymi, które od Ciebie dostaniemy — przed drukiem zawsze wysyłamy plik do akceptacji, więc jest moment na ostatnie sprawdzenie.

Ile kosztuje druk papieru firmowego

Różnica między 500 a 1000 arkuszy to tylko ok. 30 zł, dlatego przy firmie, która wysyła sporo pism, opłaca się wziąć tysiąc. Papier firmowy dobrze zamówić razem z wizytówkami, kopertami i teczkami ofertowymi — cała korespondencja jest wtedy spójna kolorystycznie, a koszt dostawy jeden. Teczka A4 z nadrukiem 4/0 na kredzie 350 g z folią matową to ok. 575 zł netto za 100 sztuk.

Więcej wariantów jest na stronie papier firmowy z nadrukiem. Jeśli potrzebujesz kopert z nadrukiem, wyceniamy je po opisie — zobacz koperty z nadrukiem.

Druk u nas, a treść w biurze — jak to pogodzić

Najczęściej wygląda to tak: my drukujemy nagłówek, stopkę i elementy graficzne, a treść pisma firma drukuje sama na biurowej drukarce. Żeby to działało bez kłopotów, zwracamy uwagę na kilka rzeczy.

1. Papier offsetowy 90 g. Jest zbliżony do papieru biurowego, dobrze przyjmuje toner i atrament, nie zacina się w podajniku. Kreda wygląda ładniej, ale w wielu drukarkach biurowych sprawia kłopot.
2. Bez dużych apli w miejscu treści. Kolorowe tło pod tekstem utrudnia czytanie i potrafi brudzić się w drukarce. Elementy graficzne trzymaj w nagłówku, stopce lub na marginesie.
3. Szablon w edytorze tekstu. Do papieru firmowego przygotuj szablon z ustawionymi marginesami, tak żeby treść nigdy nie najechała na stopkę. Przy projekcie możemy podać dokładne wymiary pól.
4. Test w swojej drukarce. Przed wydrukowaniem tysiąca pism przepuść przez drukarkę kilka arkuszy. Każde urządzenie zachowuje się trochę inaczej.
5. Wersja elektroniczna. Ten sam projekt przyda się jako tło do pism w PDF wysyłanych mailem. Poproś o nią przy zamówieniu.

Grafika dochodząca do krawędzi kartki wymaga spadu 3 mm i docięcia po druku — opisujemy to w poradniku spady drukarskie.

Błędy, które najczęściej poprawiamy

• Nieaktualne dane. Stary numer telefonu albo adres po przeprowadzce. Papier firmowy zamawia się raz na długi czas, więc sprawdź dane dwa razy.
• Za mała stopka. Dane rejestrowe złożone pismem 5–6 pt są nieczytelne po wydruku i skanowaniu. Bezpieczne minimum to ok. 7–8 pt.
• Logo w niskiej rozdzielczości. Na ekranie wygląda dobrze, na papierze ma poszarpane krawędzie.
• Jasnoszary tekst. Ładnie wygląda w projekcie, ale po skserowaniu albo zeskanowaniu pisma po prostu znika.
• Brak miejsca na podpis i pieczątkę. Przy szablonie pism warto od razu przewidzieć, gdzie kończy się treść.

Wszystkie te rzeczy wyłapujemy przy kontroli pliku przed drukiem, ale łatwiej uniknąć ich już na etapie projektu.

Projekt papieru firmowego

Papier firmowy to element, który najlepiej projektować razem z wizytówką i teczką — te same kolory, te same kroje pisma, to samo położenie logo. Dzięki temu oferta wysłana do klienta wygląda na przemyślaną.

Jeśli zaczynasz działalność i nie masz jeszcze żadnych materiałów, zajrzyj do poradnika reklama dla nowej firmy. Projekt robi nasze studio na miejscu w Wieluniu, a pracę przy projektach liczymy ok. 150 zł netto za godzinę. Przy prostym papierze firmowym z gotowym logo to zwykle krótka praca. Wektoryzacja logotypu, gdy masz tylko plik rastrowy, to ok. 110 zł netto.